אנו רוצים לשתף אתכם בתהליך התעדה שנעשה במשך מספר חודשים במפעל קוסמטיקה לתקן 22716 ISO עד לקבלת הסמכה. נתאר מה אנו עושים בתהליך, איך משתלבים בתהליך הגורמים המקצועיים והנהלת המפעל ומה נדרש כדי לקבל הסמכה ולשפר תהליכים בארגון.
התחלנו את עבודתנו עם מפעל ר.א.י קוסמטיקס בחודש מרץ 2017 במטרה להביא את המפעל להסמכה לתקן קוסמטיקה תקן 22716 ISO .
אורלי, המומחית שלנו לתקן זה החלה את העבודה בביצוע מבדק פנימי מקיף המכיל מעבר על כל סעיפי התקן וכל המחלקות במפעל, ובכך בעצם בוצעה סקירה של כלל התחומים. סקירה שאפשרה קבלת תמונת מצב עדכנית על המפעל, מצב התשתיות, מצב הנהלים / הוראות עבודה – מה קיים אם בכלל ומה חסר, תיעוד אם קיים וכיו"ב.
עם סיום המבדק הפנימי יצאנו לפעילות בשני מישורים:
1. אי ההתאמות מהמבדק הפנימי שבוצע אשר קשורות לטיפול בליקויים במבנה, ציוד, סגירת חוזים עם קבלנים וכיו"ב הועברו לטיפול הנהלת המפעל.
2. הכנת תיק נהלים, הוראות עבודה וטפסים נדרשים על פי התקן, הדרכות והטמעות לעובדי המפעל והמנהלים על חוקים ותקנות נדרשים, תנאי ייצור נאותים, הוראות היגיינה מחייבות ונהלי האיכות אשר נכתבו עבור המפעל ואותם נדרש ליישם.
לאורך תקופת ההכנות להתעדה ביצעה אורלי סיורים במפעל על מנת לוודא ביצוע נכון של טיפול בליקויים. במהלך הסיורים היא הסתייעה בגורמים המקצועיים (מנהל ייצור / כימאי וכו') של המפעל לצורך כתיבת הוראות העבודה לייצור ולנהלים נדרשים.
תקופת ההכנה להתעדה נמשכה כשלושה חודשים ובסיומה הוצאנו בקשות לשני מכוני התעדה לקבלת הצעות מחיר להסמכה והוחלט לבצע את תהליך ההתעדה של המפעל עם מכון התקנים.
בחודש נובמבר התקיימו במפעל שני מבדקים סמוכים: האחד מבדק מקדים והשני מבדק התעדה. לשמחתנו בשני המבדקים נמצא מפעל ר.א.י קוסמטיקס מתאים לדרישות וממתין לפעולה מתקנת עם מעט הערות קלות לטיפול.
כל ההערות טופלו במהלך שבועיים מיום המבדק, הועברו לסוקר כל הפעולות המתקנות וכמובן אסמכתאות, והמפעל קיבל את התעודה בחודש ינואר 2018 לשביעות רצונם המלאה ותוך כדי שיפור התהליכים הפנים ארגוניים שתפקידם למנוע תקלות ולהגיע לאיכות גבוהה יותר בכל התחומים והמחלקות.